高校儀器設(shè)備管理模式演變
與智慧管理創(chuàng)新
劉淑云 王文君 賈存棟 劉婧婧
（山東大學(xué)）
摘 要:該文首先總結(jié)了高校儀器設(shè)備管理模式演變進(jìn)程的規(guī)律，深入剖析了不同時(shí)期儀器設(shè)備管理模式的特點(diǎn)。然后分析了高校儀器設(shè)備管理現(xiàn)狀及存在問(wèn)題，包括智能化管理水平不高、財(cái)務(wù)管理與資產(chǎn)管理脫節(jié)、系統(tǒng)集成度不高等。最后結(jié)合高校大型儀器設(shè)備現(xiàn)況問(wèn)題及業(yè)務(wù)管理實(shí)際，從搭建儀器設(shè)備內(nèi)部控制管理體系、系統(tǒng)對(duì)接等方面提出智慧管理對(duì)策與建議，以期實(shí)現(xiàn)高校儀器設(shè)備全生命周期的智慧化閉環(huán)管理，支撐學(xué)校新一輪“雙yiliu"建設(shè)高質(zhì)量?jī)?nèi)涵式發(fā)展。
關(guān)鍵詞:智慧財(cái)務(wù);儀器設(shè)備;內(nèi)部控制;一體化
中圖分類號(hào):F204
文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A
文章編號(hào):1002-4956(2024)03-0272-07
在國(guó)家相關(guān)部門(mén)的政策yinling下，高校儀器設(shè)備管理堅(jiān)持“規(guī)范管理、提高效率、挖掘潛力、釋放活力、突出成效"的原則，創(chuàng)新管理模式，從單一的儀器設(shè)備控制管理、存量分析、增量預(yù)測(cè)、決策支持，向儀器設(shè)備管理與預(yù)算管理一體化、信息化邁進(jìn)。通過(guò)促進(jìn)儀器設(shè)備使用管理與購(gòu)置預(yù)算管理有機(jī)耦合，達(dá)到提高資產(chǎn)配置的科學(xué)性和精準(zhǔn)性、提高資產(chǎn)使用效益及預(yù)算透明度、提升高校資產(chǎn)和財(cái)務(wù)現(xiàn)代化治理能力和管理水平的目的，推動(dòng)學(xué)校新一輪“雙yiliu"建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展。
1、高校儀器設(shè)備管理模式演變進(jìn)程
高校儀器設(shè)備管理工作已從“孤島化、斷點(diǎn)式"管理轉(zhuǎn)向“信息化、全周期"管理，并逐步邁進(jìn)“智能化、交互式"管理階段。經(jīng)過(guò)三次變革，信息技術(shù)在高校儀器設(shè)備管理工作中已經(jīng)從單純的工具替代轉(zhuǎn)向了模式創(chuàng)新和系統(tǒng)重構(gòu)。
1.1 孤島化、斷點(diǎn)式管理
20 世紀(jì) 70年代末，計(jì)算機(jī)開(kāi)始在我國(guó)儀器設(shè)備管理工作中推廣應(yīng)用，從摸索起步階段發(fā)展到初具規(guī)模、漸成體系。國(guó)家對(duì)軟件的開(kāi)發(fā)、鑒定、應(yīng)用等也出臺(tái)了規(guī)范，如國(guó)家教委出臺(tái)的《建立高校儀器設(shè)備計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的暫行規(guī)定》([86]教供字007號(hào)),隨著相關(guān)理論和實(shí)務(wù)的研究不斷推進(jìn),產(chǎn)生了功能齊全、界面友好、運(yùn)行成熟的行業(yè)軟件、商品化軟件和自行開(kāi)發(fā)軟件，逐步形成了基于計(jì)算機(jī)的管理體系。
儀器設(shè)備管理部門(mén)和財(cái)務(wù)管理部門(mén)結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際需要設(shè)計(jì)了各自的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，系統(tǒng)間數(shù)據(jù)傳遞采取從各自計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)中打印報(bào)表，相互傳送紙質(zhì)表格的方式完成。校財(cái)務(wù)管理部門(mén)按時(shí)向儀器設(shè)備管理部門(mén)傳遞經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案，及時(shí)傳遞儀器設(shè)備相關(guān)經(jīng)費(fèi)信息;儀器設(shè)備管理部門(mén)按時(shí)向校財(cái)務(wù)傳遞儀器設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃;雙方定期在線下進(jìn)行儀器設(shè)備的增減對(duì)賬工作。
學(xué)校儀器設(shè)備管理部門(mén)將儀器設(shè)備記賬憑證一筆一筆輸入計(jì)算機(jī)，經(jīng)過(guò)反復(fù)檢查核對(duì)，在系統(tǒng)中記入儀器設(shè)備明細(xì)表、分戶分類賬等。儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的主要功能包括:儀器設(shè)備增加、調(diào)撥、報(bào)廢、丟失等變動(dòng)記賬，查詢各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表，儀器設(shè)備的定期盤(pán)點(diǎn)和資產(chǎn)清查，以及按照國(guó)家教育部規(guī)范完成各類設(shè)備數(shù)據(jù)文本文件生成等。此階段的處置、盤(pán)點(diǎn)、清查手續(xù)均為線下完成,完成結(jié)果由手工錄入管理系統(tǒng)中。
使用儀器設(shè)備計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)替代手工賬薄，避免了儀器設(shè)備信息丟失、購(gòu)置經(jīng)費(fèi)使用錯(cuò)誤、重復(fù)購(gòu)置，以及購(gòu)置資產(chǎn)與申報(bào)計(jì)劃不符等情況，有力地促進(jìn)了儀器設(shè)備管理水平的提高。
1.2信息化、全周期管理
20世紀(jì)90年代末，高校逐步開(kāi)始建設(shè)“數(shù)字化校園",儀器設(shè)備管理信息化以“互聯(lián)網(wǎng)"應(yīng)用為特征，通過(guò)對(duì)信息的加工，抽象出支持組織決策的計(jì)劃、規(guī)則、運(yùn)行規(guī)律、方案、控制策略，擴(kuò)展儀器設(shè)備的應(yīng)用領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備的保值、增值，體現(xiàn)了儀器設(shè)備管理中的“價(jià)值、動(dòng)態(tài)、服務(wù)、高效"理念。
儀器設(shè)備信息化管理系統(tǒng)從經(jīng)費(fèi)分配、招標(biāo)采購(gòu)、到貨驗(yàn)收、設(shè)備使用到設(shè)備處置，全過(guò)程對(duì)儀器設(shè)備基礎(chǔ)信息和相關(guān)活動(dòng)進(jìn)行有效監(jiān)控。業(yè)務(wù)活動(dòng)包括儀器設(shè)備經(jīng)費(fèi)使用管理、申請(qǐng)計(jì)劃、招標(biāo)采購(gòu)、簽訂合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)銷、增值減值、處置、變動(dòng)、調(diào)劑、分布、清查、統(tǒng)計(jì)、分析、賬表、上報(bào)數(shù)據(jù)等，實(shí)現(xiàn)對(duì)儀器設(shè)備全生命周期過(guò)程的信息化動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)跟蹤，集中監(jiān)控管理，確?；A(chǔ)數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確和信息資源共享，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備的集成化、數(shù)字化、精細(xì)化管理，提高儀器設(shè)備管理的質(zhì)量、效率和信息化管理水平。
此階段，儀器設(shè)備管理部門(mén)和財(cái)務(wù)管理部門(mén)之間的數(shù)據(jù)信息交互方式和第一階段基本相同，但業(yè)務(wù)范圍得到了擴(kuò)展，業(yè)務(wù)功能不斷優(yōu)化。
1.3智能化、交互式管理
隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，儀器設(shè)備管理與財(cái)務(wù)管理緊密結(jié)合、高度協(xié)調(diào)互動(dòng)，系統(tǒng)集成度更高。此階段的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)增加了電子合同線上簽署、資產(chǎn)計(jì)提折舊與攤銷等功能，將儀器設(shè)備預(yù)算管理、購(gòu)置論證、采購(gòu)申請(qǐng)、采購(gòu)實(shí)施、合同管理、進(jìn)口外貿(mào)、驗(yàn)收入賬、財(cái)務(wù)報(bào)銷、使用變動(dòng)、調(diào)撥調(diào)劑、開(kāi)放共享、清查盤(pán)點(diǎn)、報(bào)廢處置、效益評(píng)價(jià)等上下游業(yè)務(wù)集成，實(shí)現(xiàn)了全生命周期業(yè)務(wù)鏈線上串行運(yùn)作，并通過(guò)與人事、財(cái)務(wù)、信息化辦公室等部門(mén)系統(tǒng)數(shù)據(jù)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)財(cái)務(wù)時(shí)時(shí)對(duì)賬，數(shù)據(jù)互通共享、即時(shí)傳送。實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的生成、披露、鑒證，利用過(guò)程的社會(huì)化，以及會(huì)計(jì)管理活動(dòng)和信息資源的社會(huì)化。此外，借助物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，把電腦、手機(jī)、自助設(shè)備、傳感器、大屏等終端打通，實(shí)現(xiàn)了“管理隨身，服務(wù)同行"的儀器設(shè)備管理服務(wù)新生態(tài)。
高校儀器設(shè)備智慧財(cái)務(wù)管理的三個(gè)發(fā)展階段(三次變革)如表1所示。
表1 高校儀器設(shè)備智慧財(cái)務(wù)管理變革歷程
2 高校儀器設(shè)備管理現(xiàn)狀
歐洲、日本、美國(guó)、英國(guó)等高校開(kāi)展了一系列信息策略研究和信息化行動(dòng)，推動(dòng)高校在行政管理、教學(xué)科研領(lǐng)域的信息化變革，提高信息管理的水平和能力。如斯塔福德郡大學(xué)在其信息策略項(xiàng)目中明確提出“業(yè)務(wù)流程再造"的創(chuàng)新行動(dòng)，將學(xué)校的教學(xué)科研、行政管理流程都進(jìn)行系統(tǒng)化的戰(zhàn)略整合,并將信息策略與資產(chǎn)發(fā)展策略、人力資源策略相結(jié)合，逐步形成學(xué)校各項(xiàng)管理工作的關(guān)鍵信息流程。信息技術(shù)的應(yīng)用將使高校行政管理的決策過(guò)程日益民主化,行政管理的工作方式日益靈活多樣化，管理體制趨向扁平化。信息技術(shù)正在改變研究者獲取信息的手段和方式，信息的收集、組織、分析和預(yù)測(cè)對(duì)于管理者和決策者至關(guān)重要，管理者通過(guò)將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息使其更具有意義。
近年來(lái)國(guó)內(nèi)部分高校結(jié)合國(guó)家政策，對(duì)儀器設(shè)備智能化管理、儀器設(shè)備全生命周期管理與使用效益提升等方面進(jìn)行了分析并提出了相關(guān)建議。如文獻(xiàn)在分析了高校大型儀器管理制度的不足及其原因的基礎(chǔ)上，從健全制度體系、更新制度內(nèi)容、強(qiáng)化制度協(xié)同、嚴(yán)格制度執(zhí)行四個(gè)維度提出了改進(jìn)建議，以期推動(dòng)大型儀器管理制度的完善，提高大型儀器的使用績(jī)效。文獻(xiàn)從制度建設(shè)、管理模式創(chuàng)新、信息系統(tǒng)融合、資產(chǎn)清查等方面,提出了高校在儀器設(shè)備管理上貫徹執(zhí)行政府會(huì)計(jì)制度的建議。文獻(xiàn)研究和探討了政府會(huì)計(jì)制度下高校儀器設(shè)備的核算方式。文獻(xiàn)將企業(yè)管理中的全生命周期管理理念引入高校，建立了儀器設(shè)備全生命周期管理的理念。文獻(xiàn)從制度建設(shè)、平臺(tái)建設(shè)、團(tuán)隊(duì)建設(shè)三方面探討了儀器設(shè)備全周期管理的內(nèi)涵和外延。
目前，高校關(guān)于儀器設(shè)備智慧財(cái)務(wù)管理的研究，集中在智能技術(shù)的引入、工作場(chǎng)景的改變或基礎(chǔ)理論研究上，缺乏智能化環(huán)境下基于財(cái)務(wù)視角的儀器設(shè)備管理研究，缺少智慧財(cái)務(wù)與設(shè)備資產(chǎn)管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)深度融合的實(shí)踐應(yīng)用。存在財(cái)務(wù)預(yù)算與資產(chǎn)配置、使用、管理、評(píng)價(jià)、預(yù)決策脫節(jié)，儀器設(shè)備管理職能和財(cái)務(wù)管理職能相對(duì)獨(dú)立、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、信息化建設(shè)各自獨(dú)立等問(wèn)題，造成數(shù)據(jù)鏈條不完整的信息孤島，無(wú)法有效支撐儀器設(shè)備的效益評(píng)價(jià)和購(gòu)置決策。
3 高校儀器設(shè)備智慧管理創(chuàng)新策略
隨著教育信息化的深入推進(jìn)，在數(shù)字校園建設(shè)的大背景下，建立“統(tǒng)一監(jiān)管、分類管理、信息共享、協(xié)同聯(lián)動(dòng)"的業(yè)務(wù)平臺(tái)和構(gòu)建“一網(wǎng)、一門(mén)、一次"的信息化服務(wù)平臺(tái)成為智慧管理的重要建設(shè)目標(biāo)。學(xué)校應(yīng)以儀器設(shè)備實(shí)際管理需求為基礎(chǔ)，創(chuàng)新管理模式與機(jī)制、優(yōu)化管理流程、創(chuàng)新服務(wù)模式，突破傳統(tǒng)價(jià)值法會(huì)計(jì)理論的局限，基于事項(xiàng)法會(huì)計(jì)理論，為財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型管理、會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)型數(shù)據(jù)服務(wù)提供理論基礎(chǔ)。同時(shí)，以現(xiàn)有的儀器設(shè)備管理系統(tǒng)、財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)，聯(lián)合業(yè)內(nèi)專業(yè)的軟件開(kāi)發(fā)服務(wù)商，基于HTTPS協(xié)議，使用WebService技術(shù)開(kāi)發(fā)形成接口,通過(guò)該接口實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)在管理、服務(wù)、數(shù)據(jù)等方面的對(duì)接，構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+"模式下全面完整的業(yè)務(wù)鏈條，建設(shè)基于智慧財(cái)務(wù)的儀器設(shè)備資產(chǎn)管理平臺(tái)。
3.1 搭建儀器設(shè)備內(nèi)部控制管理體系
截至2023年4月30日，山東大學(xué)儀器設(shè)備共278114 臺(tái)件，總值52.46億元，其中教學(xué)設(shè)備數(shù)量114805 臺(tái)件,總值13.16億元;科研設(shè)備數(shù)量112 916臺(tái)件，總值36.39億元;單臺(tái)件單價(jià)10萬(wàn)元以上設(shè)備數(shù)6836臺(tái)件，總值27.76億元。為了更好地實(shí)現(xiàn)高校儀器設(shè)備的規(guī)范化管理，促進(jìn)儀器設(shè)備的高效利用，運(yùn)用內(nèi)部控制理論，就高校儀器設(shè)備配置、使用、維修、處置等業(yè)務(wù)管理流程(事前、事中、事后環(huán)節(jié))進(jìn)行流程再造，工作環(huán)節(jié)相互融合，構(gòu)建“事前有目標(biāo)，事中有監(jiān)控，事后有評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)有運(yùn)用"的管理體系(圖1)，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備經(jīng)費(fèi)分配、配置、論證、驗(yàn)收、使用過(guò)程的閉環(huán)控制，建立全過(guò)程覆蓋的高校儀器設(shè)備管理鏈條。通過(guò)事前、事中、事后全流程信息的即時(shí)推送、全程可溯和自動(dòng)存儲(chǔ)，使高校儀器設(shè)備管理的基層直接事務(wù)處理活動(dòng)、中層控制監(jiān)督活動(dòng)、高層預(yù)決策發(fā)生根本改觀，為學(xué)?！?span style="text-wrap: wrap;">雙yiliu"建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)和高質(zhì)量物資保障。
圖1 高校儀器設(shè)備全生命周期一體化
閉環(huán)式管理模式
3.1.1事前管理:加強(qiáng)儀器設(shè)備配置
儀器設(shè)備配置來(lái)源包括購(gòu)置、捐贈(zèng)和調(diào)劑等多種形式。儀器設(shè)備配置是生命周期的前期階段，是加強(qiáng)儀器設(shè)備管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。階段管理目標(biāo)是最大限度地減少形成損耗，通過(guò)購(gòu)置優(yōu)質(zhì)可靠的儀器設(shè)備產(chǎn)生最大的社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益。
事前管理包括評(píng)價(jià)儀器設(shè)備經(jīng)費(fèi)使用的合理性、購(gòu)置計(jì)劃論證的嚴(yán)密性、評(píng)估的科學(xué)性、資產(chǎn)購(gòu)置驗(yàn)收的嚴(yán)格性、儀器設(shè)備賬務(wù)管理的準(zhǔn)確性。管理的方法包括綜合評(píng)價(jià)法、模糊決策法等，將科學(xué)評(píng)價(jià)管理用于儀器設(shè)備購(gòu)置的預(yù)決策。嚴(yán)格履行審批程序，使采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)透明可追溯，依據(jù)學(xué)校儀器設(shè)備管理規(guī)范完成購(gòu)置論證、招標(biāo)采購(gòu)、合同簽訂、驗(yàn)收?qǐng)?bào)銷等工作，最大限度地減少重復(fù)購(gòu)置、閑置和浪費(fèi)現(xiàn)象，讓儀器設(shè)備真正發(fā)揮其本身的效益。
3.1.2 事中管理:加強(qiáng)儀器設(shè)備使用
高校采取各種行政與經(jīng)濟(jì)手段提高使用單位儀器設(shè)備的利用率，減少儀器設(shè)備有形與無(wú)形損失，充分發(fā)揮儀器設(shè)備的生產(chǎn)能力是該階段管理的主要內(nèi)容。儀器設(shè)備最終價(jià)值的體現(xiàn)是其社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益，投入運(yùn)行的儀器設(shè)備，在其整個(gè)生存周期中應(yīng)當(dāng)具有大于購(gòu)置成本的產(chǎn)出效益，但在非生產(chǎn)性的高校中，定量地衡量這個(gè)指標(biāo)十分困難。這不僅由于服務(wù)于高校教學(xué)、科研的儀器設(shè)備門(mén)類復(fù)雜，而且高校是培養(yǎng)人才的基地，“產(chǎn)品"是人才與科研成果，無(wú)法定量核定，這正是高校儀器設(shè)備使用管理階段的dute性。
高校本著實(shí)物量與價(jià)值量并重的原則，對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行定期清查,完善儀器設(shè)備管理賬表及有關(guān)資料，建立健全儀器設(shè)備的驗(yàn)收、領(lǐng)用、使用、保管、維護(hù)保養(yǎng)等內(nèi)部管理制度與流程，對(duì)儀器設(shè)備丟失、損毀等情況實(shí)行責(zé)任追究制度，盡量減少儀器設(shè)備的非正常損耗，做到節(jié)約高效、物盡其用、產(chǎn)出zuidahua，充分發(fā)揮儀器設(shè)備使用效益。
1)定期清查盤(pán)點(diǎn)儀器設(shè)備。
盤(pán)點(diǎn)是為了確保高校儀器設(shè)備賬物相符、賬實(shí)相符，為下一步儀器設(shè)備購(gòu)置預(yù)算做準(zhǔn)備，全面摸清學(xué)校儀器設(shè)備的實(shí)際存在情況和具體使用情況，強(qiáng)化儀器設(shè)備使用單位和管理人員的責(zé)任意識(shí)，提升儀器設(shè)備管理的規(guī)范化、精細(xì)化、智能化水平。
學(xué)校儀器設(shè)備管理部門(mén)打通儀器設(shè)備全生命周期各業(yè)務(wù)鏈，建立儀器設(shè)備盤(pán)點(diǎn)自查機(jī)制和數(shù)據(jù)信息互聯(lián)共享機(jī)制，通過(guò)對(duì)儀器設(shè)備全流程業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)采集和動(dòng)態(tài)整合，避免信息重復(fù)填報(bào)，節(jié)省人力。及時(shí)掌握儀器設(shè)備使用狀況，對(duì)于長(zhǎng)期閑置、低效運(yùn)轉(zhuǎn)的儀器設(shè)備進(jìn)行調(diào)劑，對(duì)于處置過(guò)程中的資產(chǎn)，加大審核力度，達(dá)到使用年限仍能利用，或經(jīng)簡(jiǎn)單維修可繼續(xù)使用的資產(chǎn)要循環(huán)利用，有效盤(pán)活儀器設(shè)備。
2)加強(qiáng)儀器設(shè)備維修工作。
儀器設(shè)備的維修是儀器設(shè)備管理的重要環(huán)節(jié)之一，是一項(xiàng)綜合性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，學(xué)校實(shí)行“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、歸口管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、管用結(jié)合"的管理方法，保障儀器設(shè)備維修隊(duì)伍結(jié)構(gòu)合理化。
儀器設(shè)備管理人員應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)管監(jiān)控力度，堅(jiān)持理性化維修思路，制訂儀器設(shè)備維修措施和方案;建立健全儀器設(shè)備的技術(shù)檔案和維修登記與統(tǒng)計(jì)制度;做好儀器設(shè)備校內(nèi)外技術(shù)維修的審核、指導(dǎo)、督促、檢查、經(jīng)費(fèi)使用等管理工作;規(guī)范儀器設(shè)備維修申請(qǐng)審核工作程序。儀器設(shè)備使用人負(fù)責(zé)儀器設(shè)備的日常維護(hù)、定期保養(yǎng)及自修任務(wù)。儀器設(shè)備維修技術(shù)人員承擔(dān)學(xué)校zhiding的儀器設(shè)備技術(shù)維修任務(wù)，應(yīng)第一時(shí)間到達(dá)儀器設(shè)備存放地點(diǎn)，高質(zhì)高效地完成維修任務(wù)，以保障學(xué)校教學(xué)科研、社會(huì)服務(wù)等工作的正常運(yùn)行，延長(zhǎng)儀器設(shè)備的生命周期,降低學(xué)校設(shè)備購(gòu)置投入成本，提高儀器設(shè)備的完好率。
3)加強(qiáng)儀器設(shè)備共享共用與績(jī)效考核。
一方面按照社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益相結(jié)合的原則，建立高校儀器設(shè)備共享共用與績(jī)效考核評(píng)價(jià)體系，加強(qiáng)對(duì)儀器設(shè)備使用情況的績(jī)效考核工作。另一方面探索建立各部門(mén)儀器設(shè)備共享共用機(jī)制，將績(jī)效評(píng)價(jià)的結(jié)果作為儀器設(shè)備配置、使用和處置的重要依據(jù)，切實(shí)提高儀器設(shè)備完整性和有效性，保障學(xué)校事業(yè)健康發(fā)展。
3.1.3事后管理:加強(qiáng)儀器設(shè)備處置
儀器設(shè)備處置是指高校對(duì)其占有、使用的儀器設(shè)備進(jìn)行產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)讓或者注銷產(chǎn)權(quán)的行為，包括出售、轉(zhuǎn)讓、對(duì)外捐贈(zèng)、報(bào)廢等方式。山東大學(xué)堅(jiān)持“嚴(yán)格處置條件、執(zhí)行處置程序、規(guī)范處置方式、加強(qiáng)收入管理"的處置管理要求。
嚴(yán)格處置條件是指當(dāng)儀器設(shè)備確實(shí)無(wú)法滿足高?？蒲薪虒W(xué)業(yè)務(wù)需求時(shí)，才進(jìn)行處置。高校的儀器設(shè)備進(jìn)行報(bào)廢報(bào)損,應(yīng)當(dāng)達(dá)到規(guī)定的使用年限或使用強(qiáng)度書(shū)強(qiáng)皮提前報(bào)廢的，應(yīng)提交儀器設(shè)備確已不能繼續(xù)使用的證明材料。
執(zhí)行處置程序是指高校進(jìn)行儀器設(shè)備處置時(shí)，必須嚴(yán)格履行儀器設(shè)備處置的相關(guān)審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自處置。
規(guī)范處置方式是指對(duì)儀器設(shè)備處置進(jìn)行監(jiān)督管理。各歸口管理部門(mén)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度，在高校儀器設(shè)備的處置過(guò)程中，規(guī)范論證審批、評(píng)估、公開(kāi)paimai等業(yè)務(wù)流程，按國(guó)家規(guī)定履行報(bào)批報(bào)備等相關(guān)手續(xù)。
加強(qiáng)收入管理是指報(bào)廢時(shí)應(yīng)按相關(guān)處置規(guī)定程序辦理審批手續(xù)。儀器設(shè)備使用人發(fā)起報(bào)廢申請(qǐng)和公示，分別由單位領(lǐng)導(dǎo)和儀器設(shè)備管理部門(mén)審核審批，儀器設(shè)備回收應(yīng)形成學(xué)校決議文件、報(bào)批報(bào)備，未達(dá)使用年限的儀器設(shè)備處置收入按照國(guó)家要求規(guī)范上繳國(guó)庫(kù)，履行報(bào)批報(bào)備手續(xù);已達(dá)使用年限的儀器設(shè)備處置收入納入學(xué)校預(yù)算，統(tǒng)一管理，同時(shí)形成規(guī)范的儀器設(shè)備處置報(bào)表。
3.1.4 加強(qiáng)高校儀器設(shè)備內(nèi)部控制管理
依據(jù)《關(guān)于全面推進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》(財(cái)會(huì)[2015]24號(hào))和《教育部直屬高校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)內(nèi)部控制指南(試行)》(教財(cái)廳[2016]2號(hào))，梳理儀器設(shè)備管理的規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，分析風(fēng)險(xiǎn)隱患、探討應(yīng)對(duì)措施，不斷優(yōu)化儀器設(shè)備業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)工作流程;根據(jù)設(shè)備現(xiàn)有資產(chǎn)存量、內(nèi)部控制環(huán)節(jié)、監(jiān)管要求、未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢(shì)，持續(xù)優(yōu)化管理信息系統(tǒng)。對(duì)儀器設(shè)備信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、操作的規(guī)范性、合理性進(jìn)行監(jiān)控和反饋，加強(qiáng)高校儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)的管理與維護(hù)，完善內(nèi)部控制體系。加強(qiáng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的管控和監(jiān)督，對(duì)儀器設(shè)備進(jìn)行合理配置、有效監(jiān)管，及時(shí)發(fā)現(xiàn)資產(chǎn)管理中的薄弱環(huán)節(jié)，制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，保證資產(chǎn)安全和保值增值。確保高校儀器設(shè)備信息安全穩(wěn)定，是促進(jìn)儀器設(shè)備經(jīng)濟(jì)活動(dòng)規(guī)范化開(kāi)展的基礎(chǔ)。
3.2 統(tǒng)一身份認(rèn)證
將儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中的教職工用戶登錄名統(tǒng)一為職工號(hào)，儀器設(shè)備管理系統(tǒng)提供認(rèn)證接口，進(jìn)行認(rèn)證集成開(kāi)發(fā)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證集成?；诮y(tǒng)一身份認(rèn)證構(gòu)建業(yè)務(wù)互通協(xié)同體系，破除信息壁壘，使師生、二級(jí)學(xué)院、資產(chǎn)管理部門(mén)、財(cái)務(wù)管理部門(mén)、人事部門(mén)、信息化工作辦公室、監(jiān)管部門(mén)、供應(yīng)商、維修商等單位相互協(xié)作，提高設(shè)備使用效益。
3.3 移動(dòng)互聯(lián)管理
將儀器設(shè)備全生命周期管理平臺(tái)與微信公眾服務(wù)平臺(tái)整合集成，讓師生可以隨時(shí)隨地辦理業(yè)務(wù)、審批業(yè)務(wù)、查詢資產(chǎn)、查看業(yè)務(wù)進(jìn)展等，實(shí)現(xiàn)管理隨身、服務(wù)同行。利用設(shè)備資產(chǎn)自助服務(wù)終端，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)自助查詢辦理，資產(chǎn)標(biāo)簽、資產(chǎn)業(yè)務(wù)單據(jù)自助打印，通過(guò)電腦、手機(jī)、自助設(shè)備、傳感器、大屏等終端，打造“教師辦事不出學(xué)院、學(xué)生辦事不出校區(qū)"的儀器設(shè)備管理服務(wù)新生態(tài)。
3.4 系統(tǒng)對(duì)接
3.4.1 購(gòu)置經(jīng)費(fèi)與財(cái)務(wù)預(yù)算對(duì)接
儀器設(shè)備購(gòu)置時(shí)要求先有預(yù)算,申請(qǐng)計(jì)劃時(shí)用“可用額度"功能查詢是否能購(gòu)置。將購(gòu)置經(jīng)費(fèi)與財(cái)務(wù)預(yù)算系統(tǒng)對(duì)接,根據(jù)國(guó)家對(duì)事業(yè)單位儀器設(shè)備配置數(shù)量、zui di使用年限等規(guī)定設(shè)置邏輯判斷，購(gòu)置申請(qǐng)時(shí)合理調(diào)控預(yù)算額度，使儀器設(shè)備管理與預(yù)算管理有機(jī)結(jié)合，不僅有利于對(duì)存量資產(chǎn)的高效利用，還能避免閑置浪費(fèi)。
3.4.2 儀器設(shè)備建賬與財(cái)務(wù)賬套處理對(duì)接
儀器設(shè)備驗(yàn)收建賬時(shí)，設(shè)備管理信息系統(tǒng)自動(dòng)判斷經(jīng)費(fèi)項(xiàng)目是否能購(gòu)置設(shè)備、結(jié)余金額是否大于設(shè)備金額、是否超預(yù)算等。儀器設(shè)備管理系統(tǒng)生成財(cái)務(wù)預(yù)約單號(hào),財(cái)務(wù)系統(tǒng)調(diào)用設(shè)備管理系統(tǒng)推送的設(shè)備信息，財(cái)務(wù)人員根據(jù)預(yù)約單號(hào)，按《中華人民共和國(guó)預(yù)算法》要求的權(quán)責(zé)發(fā)生制原則，處理為“借:固定資產(chǎn);貸:銀行存款"，之后，每期折舊時(shí)處理為“借:費(fèi)用;貸:累計(jì)折舊"。財(cái)務(wù)系統(tǒng)存入公務(wù)卡號(hào)、供應(yīng)商銀行賬號(hào)、每筆資產(chǎn)業(yè)務(wù)的攤銷費(fèi)用等信息，同時(shí)以記賬憑證號(hào)反饋到儀器設(shè)備系統(tǒng)自動(dòng)建賬，減少工作量，提高儀器設(shè)備管理人員和財(cái)務(wù)人員的工作效率。
3.4.3 儀器設(shè)備使用效益評(píng)價(jià)與財(cái)務(wù)績(jī)效管理對(duì)接
打通儀器設(shè)備使用效益評(píng)價(jià)模塊與財(cái)務(wù)系統(tǒng)績(jī)效管理模塊，實(shí)現(xiàn)信息互通共享，將年度儀器設(shè)備管理系統(tǒng)中的大型儀器設(shè)備績(jī)效考核結(jié)果與下一年度財(cái)務(wù)購(gòu)置預(yù)算分配掛鉤。對(duì)大型儀器設(shè)備績(jī)效考核結(jié)果優(yōu)良的單位，調(diào)增其下一年度儀器設(shè)備購(gòu)置預(yù)算，對(duì)考核結(jié)果不合格的單位將給予約談通報(bào)、限期整改，以此嚴(yán)控預(yù)算投入,促進(jìn)儀器設(shè)備使用效益的提高。
4 結(jié)語(yǔ)
山東大學(xué)借助“互聯(lián)網(wǎng)+"、大數(shù)據(jù)等技術(shù),quan fang wei、多層次地加強(qiáng)高校儀器設(shè)備內(nèi)部控制管理，創(chuàng)建了基于智慧財(cái)務(wù)視角的高校儀器設(shè)備全生命周期一體化、閉環(huán)式管理新模式。通過(guò)對(duì)接儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，將財(cái)務(wù)決算與資產(chǎn)配置、使用、管理、評(píng)價(jià)、預(yù)決策等深度融合，構(gòu)建了儀器設(shè)備預(yù)算管理、資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理等服務(wù)新體系。同時(shí)，構(gòu)建了智能化的儀器設(shè)備智慧財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)概念框架，推動(dòng)智能儀器設(shè)備管理系統(tǒng)的構(gòu)建、理論和方法學(xué)上的創(chuàng)新，為智能化環(huán)境下儀器設(shè)備管理的發(fā)展和實(shí)踐提供思路。為學(xué)校儀器設(shè)備管理決策提供精準(zhǔn)依據(jù)，助推“雙yiliu"建設(shè)高質(zhì)量發(fā)展。
注：
文章來(lái)源：《實(shí)驗(yàn)技術(shù)與管理》 第41卷 第3期
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